Verkürzt, aber wirklich entlastet? Wie gefährlich ist die 8-Jahres-Frist für Organisationen?

Die handels- und steuerrechtliche Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ab dem 1. Januar 2025 wirft für gemeinnützige Organisationen trotz gesetzlicher Vereinfachung einige Fragen auf.

Worum geht es?

Mit dem sogenannten „Vierten Bürokratieentlastungsgesetz“ hat der Gesetzgeber eine bedeutsame Änderung für Unternehmen und Organisationen beschlossen: Ab dem 1. Januar 2025 wird die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB von bislang 10 Jahren auf 8 Jahre verkürzt. Diese Regelung betrifft typischerweise Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Zahlungsbelege und ähnliche Unterlagen. Alle anderen handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen – wie etwa für Handelsbriefe (6 Jahre) oder Jahresabschlüsse (10 Jahre)– bleiben unverändert. Maßgeblich für den Fristbeginn ist hierbei stets der Schluss des Kalenderjahres, in dem der jeweilige Vorgang abgeschlossen wurde.

Beispiel: Wurde der Jahresabschluss für das Jahr 2016 im Jahr 2017 aufgestellt, gilt hierfür eine Aufbewahrungsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Buchungsbelege, die im Jahr 2016 entstanden sind, dürfen handelsrechtlich ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden.

Die Aufbewahrungsfrist endet jedoch nicht, solange die Unterlagen für steuerliche Zwecke relevant sind und die Festsetzungsfrist noch nicht verstrichen ist. Wurde z.B. mit einer steuerlichen Außenprüfung begonnen, wurde die Steuer vorläufig festgesetzt oder bestehen anhängige Verfahren, sind sie auch nach Ablauf der regulären Frist aufzubewahren. Somit kann die (steuerliche) Aufbewahrungsfrist auch mehr als 10 Jahre betragen.

Warum kann nun die Verkürzung für viele Organisationen problematisch sein?

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Bildnachweis: soleg, Stock-Fotografie-ID: 1294402582