Vereinsgründung leicht gemacht

Eine einfache Anleitung zur Gründung eines Vereins

Wenn Gleichgesinnte sich zusammenschließen, um ein gemeinsames Ziel zu verfolgen, wird häufig die juristische Form eines Vereins gewählt. Eine Vereinsgründung ist nicht schwer, wenn Ihr die wesentlichen Schritte beachtet und die juristischen Feinheiten kennt.

Vereinsgründung ist keine Zauberei

Was als loser Zusammenschluss einzelner Personen mit gemeinsamen Interessen oder Zielen beginnt, kann sich mit der Zeit auf einen größeren Personenkreis oder eine größere Aufgabenstellung ausweiten. Hier steht mitunter auf einmal die Frage im Raum, ob es aus juristischen oder organisatorischen Gründen sinnvoll und zweckmäßig ist, einen Verein zu gründen. So profitieren Vereine beispielsweise von Haftungsbeschränkungen und genießen Steuervorteile, sofern sie als gemeinnützig anerkannt sind.

Beispiel: Eine Gruppe von Eltern setzt sich für den Bau eines Abenteuerspielplatzes in der Gemeinde ein. Die zunächst freie, nicht verfasste Gruppe erfährt großen Zuspruch und immer mehr Eltern wollen sich engagieren. Daraus entwickelt sich die Idee, einen Verein zu gründen, der es sich zur Aufgabe macht, weitere gemeindliche Spiel- und Sporteinrichtungen zu errichten, zu modernisieren und instand zu halten.

Eine Vereinsgründung ist relativ einfach, denn das Gesetz zeigt klar auf, wie das geht (§§ 21– 79 BGB). Dennoch sollten die einzelnen Punkte sorgfältig geprüft und bedacht werden, dass Vereinsarbeit in der Regel auf Dauer angelegt ist. Ihr müsst mit den Grundstrukturen auf längere Sicht klarkommen.

Der folgende Leitfaden informiert über die vier Schritte einer Vereinsgründung, die sich an den rechtlichen Vorgaben des BGB orientieren:

Schritt 1: Wählt die richtige Rechtsform;
Schritt 2: Erstellt eine Vereinssatzung;
Schritt 3: Führt die Gründungsversammlung mit allen notwendigen Beschlüssen durch und protokolliert diese;
Schritt 4: Meldet euren Verein zur Eintragung ins Vereinsregister an.

Es kann empfehlenswert sein, den Gründungs- bzw. Eintragungsvorgang von einem Rechtsanwalt begleiten zu lassen. Dies gilt insbesondere dann, wenn eine anspruchsvolle Tätigkeit des Vereins oder die Satzung besondere Fragen aufwerfen.

Übersicht der Vereinsgründung

1.1. Ideal- oder wirtschaftlicher Verein?

Vereine gibt es in Deutschland in großer Zahl und für jeden denkbaren Zweck.
Rechtlich sind zwei Arten zu unterscheiden:  Der Idealverein und der wirtschaftliche Verein. Wenn man gemeinhin vom Verein spricht, ist in der Regel der Idealverein gemeint, mit dem sich dieser Beitrag befasst. Auch solche Vereine , die in bestimmten Umfang Leistungen gegen Entgelt anbieten, sind Idealvereine.

Was ist ein Idealverein?

  • Mehrere Personen schließen sich unter einem Vereinsnamen zusammen.
  • Es wird ein auf Dauer angelegter, ideeller Zweck verfolgt.
  • Ein Vorstand führt die Geschäfte aufgrund einer Satzung.
  • Der Verein ist im Vereinsregister eingetragen.

Der ideelle Zweck ist der Hauptunterschied zum wirtschaftlichen Verein: Der Idealverein will keinen Gewinn erzielen, sondern einer bestimmten Sache dienen. Das kann vom Modellflugzeugbau bis zur Straffälligenhilfe fast alles sein, was nicht verbotenen oder sittenwidrigen Zwecken dient (z.B. Glücksspielklub).

Der wirtschaftliche Verein verfolgt hingegen als Hauptzweck finanzielle Interessen (z.B. ärztliche Verrechnungsstellen oder eine Verwertungsgesellschaft im Urheberrecht). Diese Vereinsform ist vergleichsweise selten und muss zudem staatlich besonders verliehen werden. Wenn Ihr hierzu Fragen haben, solltet Ihr am besten gleich anwaltliche Hilfe in Anspruch nehmen.

Aber: Es schadet nicht, wenn ein Idealverein nebenbei wirtschaftlich tätig ist. Denn natürlich benötigt auch ein solcher Verein finanzielle Mittel, um seine Ziele zu verfolgen. Der Kiosk am Spielfeldrand oder das Restaurant im Vereinsheim sind deshalb zulässig und machen den Idealverein noch nicht zum wirtschaftlichen Verein. Wichtig ist, dass die wirtschaftliche Betätigung immer nur Nebenzweck ist, und Hauptzweck beispielsweise die Jugend- oder Sportförderung ist und bleibt.

1.2. Das e.V. macht den Unterschied

Wenn Ihr einen Verrein gründen wollt, solltet Ihr die richtige Rechtsform wählen. Das e.V., also eingetragener Verein, zeigt an, dass der Verein in das gerichtliche Vereinsregister aufgenommen wurde. Hier müsst Ihr euch also die Mühe machen, dem Gericht insbesondere den guten Zweck sowie die übrigen Voraussetzungen nachzuweisen.

Dafür bekommt der Verein die Rechtsfähigkeit verliehen. Er ist dann eine juristische Person, die wie jede natürliche Person rechtlich selbstständig und Träger von Rechten und Pflichten ist. Der eingetragene Verein kann somit eigenes Vermögen bilden und öffentliche Vergünstigungen oder auch Fördermittel erhalten (z.B. Zuschüsse von Kommunen).

Außerdem ist beim e.V. die Haftung generell auf das Vereinsvermögen beschränkt. Die Mitglieder haften also nicht persönlich für die Verbindlichkeiten des Idealvereins. Beim nicht eingetragenen Verein hingegen haften auch die handelnden Personen, wenn sie im Namen des Vereins tätig werden. Dies gilt nicht nur für den Vorstand, sondern allgemein für alle Personen.

Vor Gericht klagen und verklagt werden kann ein Verein unabhängig von seiner Eintragung (§ 50 Abs. 2 ZPO). Fehlt diese, folgt daraus also kein Schutz vor Gerichtsverfahren.

1.3. Was zu einer Vereinsgründung notwendig ist

Am Anfang muss natürlich eine Idee für den Vereinszweck stehen. So banal es klingt: Verein lebt vom Mitmachen und bedeutet Arbeit. Es sollte also ein ausreichendes Motiv für die Gründung vorliegen. Außerdem solltet Ihr euch vorab Gedanken über die Organisation (z.B. Mitarbeiter, Buch- und Schriftführung) und ihre Tätigkeitsfelder (z.B. Treffen, Messen, Beteiligung dritter Stellen) machen. Darüber hinaus braucht Ihr:

  • Wenigstens zwei Personen, um überhaupt von einem Verein sprechen zu können. Soll der Verein auch eingetragen werden, müssen wenigstens sieben Mitglieder vorhanden sein.
  • Einen unterscheidungsfähigen Namen für Ihren Verein.
  • Es muss eine Gründungsversammlung stattfinden.
  • Es muss eine Vereinssatzung vorliegen, über die in der Versammlung beschlossen wird.
  • Es muss ein Gründungsprotokoll angefertigt werden.

1.4. Was kostet eine Vereinsgründung beim e.V.?

Die Kosten einer Vereinsgründung setzen sich im Wesentlichen aus drei Posten zusammen: Beglaubigungs-, Gerichts- und Bekanntmachungskosten. Insgesamt ist mit rund 100,00 € zu rechnen.

1.5. Was gilt steuerlich?

Die Eintragung als e.V. bringt an sich noch keine steuerliche Vorzugsbehandlung. Vielmehr muss hierfür ein Fall der Gemeinnützigkeit gegeben sein. Abgesehen von einem entsprechenden Vereinszweck müssen hier auch Satzung und Tätigkeit des Vereins bestimmte Zusatzvoraussetzungen erfüllen. Die Anerkennung erfolgt auf schriftlichen Antrag durch die zuständige Finanzverwaltung.

Einen Einstieg in die Fragen der Gemeinnützigkeit findet Ihr in unserem Leitfaden zum Gemeinnützigkeitsrecht.

2.1. Die Satzung definiert den Verein und seinen Zweck

Die Vereinssatzung ist keineswegs nur eine Formalie. Sie ist vielmehr die Hauptrechtsgrundlage, an die sich der Verein bei seiner Verwaltung und Tätigkeit halten muss. Sie liefert die notwendige Rechtssicherheit für die Vereinstätigkeit. Deshalb ist die Satzung sorgfältig zu erarbeiten. Denn fehlende oder fehlerhafte Klauseln in der Satzung wirken sich im Zweifel ungünstig für den Verein aus (z.B. bei Haftungsfragen).

Zu bedenken ist auch, dass eine spätere Satzungsänderung zeitaufwendig ist (z.B. Änderung des Namens, Verlegung des Sitzes). Denn hierfür muss eine Mitgliederversammlung abgehalten werden und – sofern die Satzung nichts anderes bestimmt – 75 % der erschienenen Mitglieder müssen der Änderung zustimmen. Soll gar der Vereinszweck geändert werden, ist grundsätzlich die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich. Weil jede Änderung der Satzung erst wirksam wird, wenn sie ins Vereinsregister eingetragen wird, ist das Verfahren auch teuer (z.B. fallen weitere Notar- und Gerichtsgebühren an). Deshalb ist eine weitsichtige und langfristige Planung wichtig!

Bei einem eingetragenen Verein ist die Satzung schriftlich und in deutscher Sprache abzufassen. Inhaltlich gibt es Dinge, die die Satzung regeln muss, die geregelt werden sollen, und rein freiwillige Vorschriften. Diese stellen wir im Folgenden dar:

2.2. Muss-Inhalte

Der Name des Vereins

Bei der Namenswahl seid ihr grundsätzlich frei. Doch sollte er eine gewisse Aussagekraft haben und sich von anderen am selben Ort ansässigen Vereinen unterscheiden. Reine Abkürzungen oder Begriffe, die keinerlei Sinn ergeben (z.B. eine bloße Buchstabenfolge wie XY-Verein), sind nicht eintragungsfähig.

Außerdem darf bei der Bezeichnung nicht hochgestapelt werden: Auf lokaler Ebene die Bezeichnung Bundesdeutscher Verein für (…) oder vergleichbare Bezeichnungen zu wählen, ist unzulässig.

Vorab solltet ihr jedenfalls sorgfältig zur bestehenden Konkurrenz recherchieren. Denn die Verletzung von Namensrechten Dritter kann Schadensersatzforderungen auslösen.

Der Sitz des Vereins

Hier ist eine Adresse anzugeben, an der der Verein tätig sein will und den Mittelpunkt seiner Vereinstätigkeit hat. Der Sitz ist maßgeblich für den Gerichtsstand und für die Frage, welches Registergericht und Finanzamt für den Verein zuständig ist.

Sofern eine Satzungsregelung zum Vereinssitz fehlt oder unwirksam ist, ist der Sitz des Vereins der Ort, an welchem die Verwaltung geführt wird. Wird kein eigenes Vereinsbüro unterhalten, handelt es sich hierbei meist um die Adresse des 1. Vorsitzenden oder eines Schriftführers. Maßgeblich ist in jedem Fall die Erreichbarkeit per Post.

Änderungen der Anschrift (z.B. durch Wechsel des Vereinslokals oder Umzug des 1. Vorsitzenden) müssen dem Registergericht mitgeteilt werden. Hingegen erfordert eine dauerhafte Sitzverlegung, also eine Änderung des bisherigen Vereinssitzes, eine Satzungsänderung und Eintragung ins Vereinsregister.

Der Vereinszweck

Der Zweck muss die Zielsetzung wiedergeben. Der Zweck soll als Leitsatz der Vereinsführung herangezogen werden können.

Alle Mitglieder, das Registergericht, die beteiligten Behörden (z.B. das Finanzamt) und außenstehende Dritte sollen anhand der Formulierung erkennen können, welche Aufgaben verfolgt werden. Dabei ist so genau wie nötig, aber auch so knapp wie möglich zu formulieren. Nicht jede beabsichtigte Tätigkeit muss vorweggenommen werden. Bei einem gemeinnützigen Vereinszweck sollte die Vereinssatzung unbedingt vor der Gründung des Vereins mit dem Finanzamt abgestimmt werden.

Der Eintragungswille

Soll die Satzung für einen e.V. gelten, gehört auch die Absicht der Eintragung in die Satzung.

2.3. Soll-Inhalte

Hierzu gehören insbesondere Regelungen:

  • zu Aufnahme und Austritt von Mitgliedern (z.B. Aufnahmeentscheidung durch Vorstand, Fristen bei Austritt bis zu zwei Jahre, Ausschluss von der Mitgliedschaft),
  • zur Erhebung von Vereinsbeiträgen (d.h. Mitgliederbeiträge, Aufnahmegebühren, Sachleistungen, Arbeitsstunden). Hinsichtlich der Höhe und Fälligkeit der konkreten Beiträge sowie der Möglichkeit, sie zu erlassen oder zu stunden, bedarf es hier keiner konkreten Regelung. Es reicht der Hinweis in der Satzung, dass dies in einer separaten Beitragsordnung geregelt wird, die von der Mitgliederversammlung erlassen und geändert wird. Denn legt Ihr den Beitrag bereits in der Satzung konkret fest, erfordert jede Erhöhung eine Satzungsänderung,
  • zur Einsetzung und Aufbau des Vorstandes (konkret: Vorsitzender, Vertreter, Kassenwart, Schriftführer),
  • zur Einberufung der Mitgliederversammlung,
  • zu den Formalien der Beschlussfassung.

2.4. Kann-Inhalte

Die §§  21 bis 41 BGB enthalten gesetzliche Standardregelungen, von denen aber zum Teil auch abgewichen werden darf. Eine häufige Kann-Regelung ist etwa die Vertretung des Vereins durch einen Vorsitzenden anstatt durch die Mehrheit des Vorstandes.

Im Zweifelsfall (d.h., enthält die Satzung keine Regelung oder ist diese unwirksam) gilt die gesetzliche Regelung.

Es können im Rahmen der Kann-Inhalte auch verschiedene Arten der Mitgliedschaft bestimmt werden, solange dies sachlichen Gesichtspunkten folgt.

3.1. Die Vorbereitung der Gründungsversammlung

Steht die Satzung als Entwurf und sind genügend Gründungswillige vorhanden, muss eine Gründungsversammlung abgehalten werden. Orientiert euch zur Vorbereitung an folgender Checkliste:

  • Einladung: Alle Gründungsmitglieder und Beitrittsinteressenten sind mit einer Frist von wenigstens zehn Tagen schriftlich zur Gründungsversammlung einzuladen. Wichtig: Alle Gründungsmitglieder müssen geschäftsfähig sein. Dies gilt sowohl für natürliche Personen, aber auch für andere Vereine oder Unternehmen, die vielleicht beitreten wollen.
  • Tagesordnung: Den Einladungen ist möglichst bereits eine – zumindest vorläufige – Tagesordnung beizufügen. Ein typischer Ablauf könnte beispielsweise so aussehen:
    • Begrüßung
    • Feststellung der Anwesenheit/Listeneintrag der Mitglieder
    • Wahl eines Versammlungsleiters mit einfacher Mehrheit
    • Beschluss über die Vereinsgründung/Eintragung
    • Beschluss der Satzung
    • Wahl des Vorstands
    • Ausblick/Verschiedenes
    • Sitzungsende
  • Sitzungsort: Wählt für die Versammlung eine Örtlichkeit, die eine gewisse Vertraulichkeit und eine ausreichende Sitzungsruhe bietet (z.B. Nebenzimmer eines Lokals).
  • Unterlagen: Bereitet eine Teilnehmerliste vor, um die Beschlussfähigkeit zu dokumentieren. Lasst diese Liste gleich zu Beginn der Versammlung herumgeben. Sie ist später gegenüber dem Registergericht vorzulegen. Für jeden Teilnehmer sollte zudem eine Kopie der Einladung mit der vorläufigen Tagesordnung ausgelegt werden und ggf. eine Kopie der vorgesehenen Satzung.
  • Bestimmung des Versammlungsleiters und Protokollführers: Klärt im Vorfeld der Gründungsversammlung bereits, wer diese Ämter bekleidet, um eine reibungslose Durchführung der Versammlung zu gewährleisten (z.B. leitet der zur Wahl stehende 1. oder 2. Vorstand die Sitzung).
    Sobald die Gründer über die Gründung und die Satzung Beschluss gefasst haben, ist der Verein entstanden. Der gewählte Vorstand ist zudem mit seiner ersten Amtshandlung zu betrauen, namentlich der Anmeldung der Satzung zur Eintragung ins Vereinsregister.

Die Gründungssatzung ist von mindestens sieben Mitgliedern – möglichst noch vor Ort – eigenhändig zu unterschreiben. Die unterschriebene Originalsatzung wird nach der Unterschrift zum wichtigen Dokument für die nachfolgende Anmeldung.

Soll der Verein eingetragen werden, spricht man bis dahin von einem Vorverein. Rechtlich ist der Verein bis zur Eintragung wie eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts zu behandeln. Eine gesetzlich verankerte Haftungsbegrenzung auf das Vereinsvermögen gibt es nicht. Die Mitglieder haften persönlich, auch wenn eine starke juristische Meinung eine Begrenzung auf den jeweiligen Anteil am Vereinsvermögen annimmt.

3.2. Das Gründungsprotokoll

Über die Gründungsversammlung ist ein Protokoll anzufertigen. Das Gründungsprotokoll ist insbesondere deshalb wichtig, weil es die Wahl des Vorstandes dokumentiert und bei der Vereinsanmeldung dem Gericht vorgelegt werden muss.

Wurde von der Tagesordnung abgewichen, sollte dies vermerkt werden. Hierbei gilt: So kurz wie möglich und so ausführlich wie nötig. Nicht jede Wortmeldung und jede geäußerte Meinung muss hier verzeichnet werden. Dokumentiert aber werden muss:

  • wann und wo die Versammlung stattfand,
  • welche Personen anwesend waren und wer die Versammlung geleitet hat,
  • wie der Verein heißen soll und ob Eintragung beabsichtigt ist,
  • welche Personen zum Vorstand gewählt wurden und
  • die Beschlussfassung zur Satzung.

Das Gründungsprotokoll ist von allen Gründungsmitgliedern eigenhändig zu unterschreiben.

Damit nichts vergessen wird, ist ein Protokollformular eine wertvolle Hilfe.

4.1. Wo wird angemeldet?

Zuständig für die Anmeldung ist das Amtsgericht, in dessen Bezirk der Verein seinen Sitz hat. Die Länder haben aber die Möglichkeit, das Vereinsregister bei einem bestimmten Amtsgericht zu zentralisieren.

Es lohnt sich daher ein Blick auf die Internetseiten des Landesjustizministeriums (www.justiz.de) oder auch ein Anruf beim örtlichen Amtsgericht (www.deutschejustiz.de).

4.2. Wer ist für die Anmeldung zuständig?

Die Anmeldung erfolgt grundsätzlich durch den satzungsgemäß gewählten Vorstand, das heißt durch alle Vorstandsmitglieder. Eine Vertretung ist nicht zulässig, alle Vorstandsmitglieder müssen mit unterschreiben.

4.3. Welche Unterlagen sind notwendig?

Folgende Dokumente müssen zum Zwecke der Anmeldung schriftlich eingereicht werden:

  • Der Eintragungsantrag, also der Antrag auf Eintragung ins Vereinsregister. Wichtig dabei: Die Unterschriften der Vorstandsmitglieder müssen beglaubigt sein. Hierfür ist allgemein der Notar am Vereinssitz zuständig. In einigen Bundesländern kann dies auch von anderen Stellen erledigt werden.
  • Die Originalsatzung mit den originalen Unterschriften der mindestens sieben Gründungsmitglieder sowie eine Abschrift.
  • Eine einfache Abschrift des Gründungsprotokolls. Das in der Regel eine Urkunde über die Bestellung des Vorstands enthält.
  • Die Teilnehmerliste der Gründungsversammlung.

Das Gericht prüft dann, ob alle notwendigen Dokumente vorliegen und ob diese inhaltlich in Ordnung sind. Ist dies der Fall, erfolgt die Eintragung in das Vereinsregister.

Stellt das Gericht behebbare Fehler fest (z.B. wenn die Abschrift des Gründungsprotokolls fehlt), werden diese in der Regel zunächst dem Vorstand angezeigt und ihm Gelegenheit zur Stellungnahme und Abhilfe gegeben.

Bei schwerwiegenden Fehlern (z.B. fehlt der Satzung ein Muss-Inhalt oder liegt ein nicht zulässiger Vereinszweck vor), weist das Gericht die Anmeldung zurück. Dann muss nach einer entsprechenden Mitgliederversammlung das Verfahren von Neuem aufgerollt werden.

4.4. Welche Folgen hat die Eintragung?

Sobald die Registereintragung erfolgt ist, erhält der Verein die Originalsatzung ausgehändigt. Zudem wird die erfolgte Eintragung mit einem Registerauszug quittiert. Mit dem Datum der Eintragung darf der Verein den Zusatz e.V. führen und der Verein erlangt seine Rechtsfähigkeit (§ 21 BGB).

Das Vereinsregister ist öffentlich zugänglich. Jedermann kann kostenfrei beim Gericht das Register und beispielsweise die Satzung einsehen (§ 79 Abs. 1 BGB). Das Gesetz erlaubt es den Gerichten auch, das Vereinsregister elektronisch zu führen. Das Einsichtsrecht in das elektronische Vereinsregister ist jedoch kostenpflichtig (vgl. gemeinsames Registerportal der Bundesländer: www.handelsregister.de).

Die Form der Eintragung – ob Papier oder elektronisch – ändert aber nichts an dem Eintragungsweg wie oben beschrieben.