Warum brauchen Vereine einen Übungsleitervertrag?
Zunehmend müssen sich Vereinsvorstände damit auseinandersetzen, dass Übungsleiter bzw. Trainer ihre Tätigkeit nicht mehr rein ehrenamtlich, sondern gegen eine angemessene Vergütung für ihren Aufwand ausüben möchten.
Für als gemeinnützig anerkannte Vereine besteht nach § 3 Nr. 26 EStG die Möglichkeit, eine Vergütung als Aufwandsentschädigung zu zahlen (Übungsleiterpauschale/Übungsleiterfreibetrag).
Die Übungsleitertätigkeit unterscheidet sich jedoch von einer selbstständigen Tätigkeit (Honorarkraft) oder einer abhängigen Beschäftigung (Arbeitsvertrag, Minijob) sowohl durch die Höhe der Vergütung als auch durch die wöchentlich geleisteten Stunden.
Die Beschäftigung als Übungsleiter hat Vorteile für den Verein und den Trainer:
- Keine Meldepflicht bei Finanzamt, Sozialversicherung etc.
- Keine Pflicht zur Abführung von Steuern und Sozialabgaben
Eine schriftliche Vereinbarung zwischen Verein und Übungsleiter dokumentiert und sichert die sozialversicherungs- und steuerrechtliche Privilegierung der Übungsleitertätigkeit.
Was regelt ein Übungsleitervertrag?
- Vereine beschäftigen häufig Mitarbeiter. Dabei kann es sich um hauptamtlich Beschäftigte handeln oder um nebenberuflich Tätige, z.B. als Minijobber. Im Rahmen eines so genannten Übungsleitervertrages wird lediglich eine Aufwandsentschädigung und kein Gehalt oder Lohn gezahlt.
- Einnahmen aus einer solchen Tätigkeit im Dienst oder Auftrag eines Vereins zur Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke sind bis zu einer Höhe von 3.000,00 € im Jahr steuerfrei (§ 3 Nr. 26 EStG; Stand: 2023). Dieser Freibetrag wird auch als Übungsleiterfreibetrag oder Übungsleiterpauschale bezeichnet. Auch Sozialversicherungsbeiträge sind für diese Tätigkeit vom Verein nicht abzuführen.
- Kennzeichnend ist, dass es sich um eine nebenberufliche Tätigkeit als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder eine vergleichbare nebenberufliche Tätigkeit oder eine nebenberufliche künstlerische Tätigkeit oder die nebenberufliche Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen handelt (Beispiele: Sporttrainer, Chorleiter, Dozent, Ferienbetreuer, Rettungsschwimmer usw.).
- Die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden. Daher sollte der vereinbarte wöchentliche Umfang nach Möglichkeit 14 Stunden nicht überschreiten und insgesamt nicht mehr als 1/3 der Arbeitszeit einer vergleichbaren Vollzeitbeschäftigung in Anspruch nehmen.
- Eine Tätigkeit im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb eines gemeinnützigen Vereins ist nicht begünstigt.
- Die Übungsleitervereinbarung steht in den Dateiformaten PDF und DOCX (zur einfachen Bearbeitung z.B. mit Word) zur Verfügung.
Die Übungsleitervereinbarung regelt die Pflichten und Rechte der Übungsleiterinnen und Übungsleiter in Eurem Verein.
Mit dem Dokumentengenerator des Vereinsschnellmachers erstellt Ihr eine komplette Übungsleitervereinbarung mit folgenden Regelungen:
- Tätigkeits- und Bereichsbezeichnung
- Maximale wöchentliche Stundenzahl
- Höhe der Aufwandsentschädigung
Erforderlich für die Steuerbefreiung ist auch die Erklärung des Übungsleiters gegenüber dem Verein, dass die Steuerbefreiung nicht bereits in einem anderen Dienst- oder Auftragsverhältnis berücksichtigt wurde. Diese Erklärung dient dem Schutz des Vereins. Denn die Steuerfreiheit ist auch bei mehreren nebenberuflichen Tätigkeiten (z.B. für verschiedene Vereine) auf insgesamt 3.000,00 € im Jahr begrenzt.
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