Datenschutzhinweise für Vereinsmitglieder

Warum benötigt man eine Datenschutzerklärung?

Hierbei handelt es sich um eine gesetzliche Verpflichtung. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass jede Organisation, die personenbezogene Daten erhebt, eine Datenschutzerklärung (Art. 13, Art. 14 DSGVO) bereitstellen muss.

Was ist der Zweck einer Datenschutzerklärung?

Eine Datenschutzerklärung informiert die Betroffenen darüber, welche Daten gesammelt werden, zu welchem Zweck und wie diese Daten verarbeitet werden. Dies schafft Transparenz und stärkt das Vertrauen der Mitglieder.

Wann ist die Datenschutzerklärung bereit zu stellen?

Die Datenschutzerklärung muss unverzüglich bereitgestellt werden, sobald personenbezogene Daten erhoben werden. Das bedeutet, dass die betroffene Person direkt bei der Datenerhebung über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden muss. Falls die Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben werden, muss die Information spätestens nach einem Monat nach Erhebung (Art. 14 DSGVO) erfolgen.

Was sind die Inhalte einer Datenschutzerklärung?

1. Verantwortliche Stelle: Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Person oder Organisation.
2. Erhobene Daten: Welche personenbezogenen Daten werden gesammelt (z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse)?
3. Zweck der Datenverarbeitung: Warum werden die Daten erhoben und wie werden sie verwendet (z.B. Verwaltung der Mitgliedschaft)?
4. Rechtsgrundlage: Auf welcher rechtlichen Grundlage erfolgt die Datenverarbeitung (z.B. Einwilligung, Vertragserfüllung)?
5. Empfänger der Daten: Werden die Daten an Dritte weitergegeben? Wenn ja, an wen?
6. Datenübermittlung in Drittländer: Werden die Daten außerhalb der EU/ des EWR übermittelt? Wenn ja, wohin?
7. Speicherdauer: Wie lange werden die Daten gespeichert? Oder was sind die Kriterien für die Löschung?
8. Rechte der Betroffenen: Welche Rechte haben die Betroffenen (z.B. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch)?
9. Kontakt des Datenschutzbeauftragten: Was sind die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten? Wenn niemand bestellt, kann mitgeteilt werden, dass die Bestellung nicht erforderlich ist.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung: Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt?

Diese Punkte sollten in einer klaren und verständlichen Sprache formuliert und leicht zugänglich sein.

Was sind klassische Anwendungsfälle für Datenschutzerklärungen?

Datenschutzerklärungen sind in folgenden Fällen zu erteilen:

• Mitgliedsanträge in Vereinen
• Bewerbungsverfahren
• Videoüberwachung
• Website und Social-Media-Kanäle
• Anstellungsverhältnis

Datenschutz im Verein – Datenschutzerklärungen!

Datenschutz ist längst nicht mehr nur ein Thema für Experten – auch nicht im Vereinswesen. Seit es die Datenschutz-Grundverordnung gibt, müssen sich Verantwortliche darum kümmern, dass sie mit personenbezogenen Daten transparent und rechtssicher umgehen. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Datenschutzerklärung: Sie informiert Mitglieder, Mitarbeitende und andere Beteiligte darüber, welche Daten zu welchem Zweck erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. In unserem YouTube-Video erklärt euch unsere Datenschutzexpertin Carola Sieling, worauf es bei einer verständlichen und vollständigen Datenschutzerklärung ankommt und wie ihr euren Verein damit datenschutzkonform aufstellt.